ZUGFerD - Was ist es ? - Was kann es ? - Wieviel Heu frisst es ?
Ab sofort stellt Barth in allen elektronischen Rechnungsbelegen die zusätzlichen Informationen nach dem ZUGFerD Standard kostenlos zur Verfügung.
Was ist es:
Formale Definition: ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Mit dem Format können strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML Datei besteht.
Verständliche Definition: Zusätzlich zum Abbild der Rechung in einer PDF-Datei werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem elektronisch lesbaren Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Der Standard ist so definiert, dass z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Durch dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden.
Das bedeutet für sie: Wenn Ihre Auftragsverwaltung die Verarbeitung von Eingangsrechnungen im ZUGFerD Format unterstützt, werden alle Daten automatisch importiert und als neuer Beleg in Ihrer Auftragsverwaltung oder Buchhaltungssoftware erstellt. Die manuelle Erfassung des Belegs entfällt. Damit kann zum Beispiel auch die Rechnungsprüfung vereinfacht werden.
Was kann es:
Die Nutzung der elektronischen Rechnung bietet mehrere Vorteile gegenüber dem Papierdokument. Schonung der Umwelt, Platzersparnis bei der Ablage und schnellere Übermittlung sind die offensichtlichen Vorteile, die für die Nutzung der elektronischen Rechnung sprechen.
Der weit größere Vorteil ist jedoch nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Durch die Möglichkeit sämtliche Daten einer Rechung (Absender, Nummer, Datum, Artikelpositionen, Rabatte, Zusatzkosten, Steuer, etc...) automatisch in Ihre Auftragsverwaltung bzw. Buchhaltungssoftware zu übernehmen, entfällt der Aufwand und die Fehleranfälligkeit der manuellen Erfassung. Die Rechnungskontrolle und der Abgleich mit der Bestellung in Ihrer Auftragsverwaltungssoftware kann somit schneller und ohne Eingabefehler durchgeführt werden. Außerdem enthält der Datensatz die vollständigen Zahlungsbedingungen (incl. Skontokonditionen und Fälligkeiten) und Bankverbindungen.
Bereits seit dem 11. Juli 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechung umsatzsteuerlich gleich gestellt. Das bedeutet eine elektronische Rechnung muss nicht mehr ausgedruckt werden um vom Finanzamt als umsatzsteuerrechtlich relevant anerkannt zu werden.
Wieviel Heu frisst es:
Keines. Aber Sie können die automatische Belegverarbeitung nur nutzen, wenn Ihre Auftragsverwaltungs- bzw. Buchhaltungssoftware das ZUGFerD Format unterstützt. Bitte fragen Sie Ihr Softwarehaus.
Für Sie entsteht kein zusätzlicher Aufwand, da alle Rechnungen unverändert wie bisher genutzt werden können. Wenn Sie in Zukunft die Vorteile der elektronischen Rechnung und der automatisierten Datenverarbeitung mit ZUGFerD nutzen möchten, wenden Sie sich an unsere Mitarbeiter im Innen- oder Aussendienst, oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
Weitere Informationen zu ZUGFerD und elektronischen Rechnungen erfahren Sie auf der Webseite des Forum elektronische Rechnung Deutschland